Основополагающий принцип системы - принцип модульности, который позволяет наиболее полно реализовать практические потребности участников документооборота. «Кодекс: Документооборот» состоит из следующих функциональных модулей (подсистем):

• "Кодекс: Служебная корреспонденция"

  "Кодекс: Служебная корреспонденция" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе со служебными документами: - регистрация входящих и исходящих документов организации (первичных, повторных документов, запросов, ответов на запросы, служебной корреспонденции, приказов, распоряжений);
  - организация движения документов по исполнителям;
  - контроль исполнения документов;
  - штрих-кодирование документов, автоматизированное преобразование документов в электронный вид (потоковое сканирование);
  - многоплановый статистический анализ документооборота.
  
  Систему "Кодекс: Служебная корреспонденция" можно рассматривать как универсальную систему электронного документооборота, предназначенную для внедрения в канцелярии (департаменте делопроизводства, секретариате) любой организации. Данная система предназначена для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля за ее движением. При этом объем документооборота может составлять сотни тысяч документов в год.

• "Кодекс: Контроль исполнения документов"

  "Кодекс: Контроль исполнения документов" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:
  - регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;
  - регистрация переносов сроков заданий;
  - автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;
  - формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;
  - автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой.
  
  Система "Кодекс: Контроль исполнения документов" целесообразна в организациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов. Следует отметить при этом, что система "Контроль исполнения" является, прежде всего, системой поддержки административного управления, поэтому собственно делопроизводственные задачи контроля рассмотрения и исполнения документов могут быть прекрасно решены с помощью универсальной системы "Служебная корреспонденция".

• "Кодекс: Письма и обращения граждан"

  "Кодекс: Письма и обращения граждан" автоматизирует следующие функции:
  - ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);
  - регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;
  - контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
  Применение системы "Кодекс: Письма и обращения граждан" целесообразно в организациях, имеющих относительно большой объем письменных и устных обращений граждан от 1000 до сотен тысяч обращений в год.
  
  Помимо собственно делопроизводственного аспекта данная система реализует социальный аспект работы с населением: учет всех писем, написанных одним человеком, поставленных им вопросов, анализ обращений по проблемам, территориальный анализ и т.д.
  
  Все вышеназванные системы содержат развитый сервис, связанный: с обменом данными между другими подсистемами, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройками систем, администрированием доступа и других административных функций.
  

• "Кодекс: Система подготовки документов"

  "Кодекс: Система подготовки документов" позволяет создать электронный полнотекстовый архив документов (Банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных "Кодекс". Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Наполнение библиотеки бланков может осуществляться самим Пользователем. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен по технологии Internet/Intranet с любого компьютера при наличии прав доступа.
  Обеспечивается интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализуется на основе интерфейсов ODBC, HTTP.
  
  Данная система применима в любой организации, где стоят задачи:
  - создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;
  - электронного опубликования документов в сети Интернет/Интранет.

• "Кодекс: Система регистрации документов"

  "Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов". Обеспечивает регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации. Доступ к этим базам можно реализовать в технологии Internet/Intranet, с тем чтобы любой сотрудник имел доступ к распорядительным документам организации.
  
  Система интегрирована с системой "Кодекс: Система подготовки документов".

• "Кодекс: Центральная справочная система"

  "Кодекс: Центральная справочная система". Система обеспечивает доступ к правовой информации (базам данных “Кодекс”), электронному архиву документов (эталонному банку данных), базам данных функциональных систем организации через Internet Explorer и позволяет оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера.

• "Кодекс: Экспедиция"

  "Кодекс: Экспедиция". Специализированная система «Экспедиция» предназначена для регистрации почтовых отправлений (простых, заказных, междугородних и фельдсвязи). Осуществляет печать конвертов всех размеров, подсчет затрат и вывод реестров.

• "Кодекс: Учет договоров"

  "Кодекс: Управление персоналом" Подсистема предназначена для автоматизации кадрового делопроизводства и реализует следующие функции:
  - ведение штатного расписания;
  - регистрация фактов приема, увольнения, перевода сотрудника посредством приказов;
  - подготовка, учет и печать кадровых документов;
  - ведение кадрового учета по категориям сотрудников;
  - регистрация информации о персонале (трудовая деятельность, перемещения по службе, образование, стаж общий, стаж на государственной службе, родственники, дети, табельный учет рабочего времени и т.п.);
  - автоматический контроль и расчет пенсионного стажа;
  - присвоение званий государственной службы;
  - контроль истекающих контрактов;
  - ведение основных кадровых журналов с возможностью разбивки по годам или указанному периоду;
  - ведение реестра государственных служащих.

• "Кодекс: Система оперативного контроля для руководителя"

  "Кодекс: Система оперативного контроля для руководителя" является системой автоматизации процессов управления и позволяет быстро, без затрат времени на составление запросов, отобразить оперативную информацию о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению всех находящихся в работе документов организации, зарегистрированных с помощью системы "Кодекс: Документооборот". Руководителю предоставляется возможность контролировать работу каждого исполнителя, получая при этом объективную информацию в реальном масштабе времени.

С помощью корпоративных сервисов путем настройки обмена информацией в электронном виде и предоставления доступа к накопленным данным все функциональные подсистемы легко объединяются в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства.

Система может работать как локально (на одном рабочем месте), так и в корпоративной сети у многих сотен пользователей. Между подсистемами, установленными в разных подразделениях, формируется единая информационная среда, которая не только обеспечивает обмен документами, но и предоставляет возможность организации единого хранилища данных и повсеместного доступа к нему данных по технологии Интернет/Интранет в рамках компетенции каждого пользователя.

Система «Кодекс: Документооборот» является на сегодняшний день одной из наиболее экономичных. Она не требует со стороны заказчика ни высоких финансовых затрат, ни затрат на обучение или переучивание персонала, и может быть внедрена в максимально короткие сроки. За умеренную цену Заказчик получает готовые решения, которые запускаются и начинают работать с первого дня внедрения.

О высоком качестве и эффективности системы «Кодекс: Документооборот» свидетельствуют истории успеха 300 организаций по всей России, которые используют данную систему в своей практической деятельности. Среди них - Министерство юстиции и Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации, Правительство Ленинградской области, Законодательное собрание Санкт-Петербурга, администрации городов Выборг, Кингисепп, Кировск, Кострома, Ноябрьск, Тосно, Архангельской, Иркутской, Самарской и Саратовской областей, Сибирское отделение Российской Академии наук, университет города Ульяновска.

Свое наиболее полное проявление возможности системы нашли свое проявление в проекте Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (ЕСЭДД) Администрации Санкт-Петербурга. Успешно начатый и поддерживаемый консорциумом «Кодекс» с 1998 года, данный проект является одним из крупнейших IT-проектов в нашей стране, реализованных для органов государственной власти.

• Готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства

  Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована (буквально "заточена") под реализацию типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов и поручений, согласование проектов правовых актов, подготовка и регистрация документов, создание электронного полнотекстового банка документов, создание электронного архива организации, учет почтовых отправлений, учет кадрового состава организации, контроль выполнения договоров.
  
  Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти.
  
  Возможность внедрения готовых решений усилена многовариантностью реализации одних и тех же функций делопроизводства в зависимости от условий внедрения. Существуют, например, функционально одинаковые варианты системы для малых локальных сетей (файл-серверный вариант), и многопользовательских сетей (SQL-вариант), есть варианты внедрения для организаций с небольшим или, наоборот, с большим документооборотом и др.

• Реальность в постановке задач

  Система "Кодекс: Документооборот" рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота. Поэтому первая задача, на которую она рассчитана, состоит в поддержке и обслуживании бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет решить, - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрихкодов при регистрации входящей документации с последующим потоковым сканированием документов и автоматической привязкой их к соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами.

• Гибкость настроек и быстрота получения необходимой информации

  - настройка на особенности работы с документами в конкретной организации;
  - разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией;
  - быстрый и удобный доступ к информации;
  - быстрое формирование статистических и аналитических отчетов.

• Модульность и единое информационное пространство

  Каждое подразделение, ведущее учет документов, может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Каждый модуль содержит функцию обмена документами с любым другим модулем, что дает возможность внедрять корпоративную систему по частям, связывать головную организацию и территориально удаленные подразделения, создавая единое информационное пространство.

• Простота освоения и экономичность

  Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий “Кодекс”, ориентацией на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря простоте в освоении и администрировании системы низка стоимость обслуживания комплекса. Кроме того, пользователь не должен обладать повышенной компьютерной квалификацией.

Системы, входящие в состав "Кодекс: Документооборот", имеют два варианта внедрения в зависимости от компьютерных возможностей Заказчика.

Файл-серверный вариант

Программное обеспечение серверов: Windows NT 4.0 и выше, Novell Netware.

Программное обеспечение рабочих станций: Windows 95, 98, NT, 2000 и выше, клиентское программное обеспечение "Кодекс".

Клиент - серверный вариант

Программное обеспечение серверов: Windows NT 4.0 и выше, MS SQL server 7.0 и выше, "Кодекс-сервер".

Программное обеспечение рабочих станций: Windows 95, 98, NT 2000 и выше, клиентское программное обеспечение "Кодекс".

• Мы выбираем «Кодекс: Документооборот»
• Единая система электронного делопроизводства и документооборота Министерства юстиции России
• Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга
• Региональная система электронного делопроизводства и документооборота Сахалинской области